Evrak Yönetim Sistemi
Evrak Yönetim Sistemi
Kağıtsız ofis ortamında dokümanların hızlı, kolay ve güvenli şekilde organizasyonu, yönetimi ve erişimini sağlar.
Tüm elektronik ve taranmış dokümanlarınızı bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebilir, dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleyebilir, dokümanları onaylama için veya bilgilendirme amacıyla dağıtabilir, aradığınız dokümanların tüm versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.
Yönetebileceğiniz Doküman Tipleri
- Ürün tanıtım ve sunumları
- Word, Excel, Powerpoint dosyaları
- Taranmış Dokümanlar
- Sözleşmeler, Yazışmalar
- İhale dosyaları, Tedarikçi Fiyatları
- Teknik bilgiler, Çizimler
- Kalite sistemi dokümanları
- Kalite El Kitabı,
- Ürün Planları, İş Akışları
- Prosedürler, Talimatlar
- Duyurular, Sirkülerler
- Toplantı Notları
- Form Tasarımları
Doküman Organizasyonu
- Dokümanlar kütüphane benzeri bir yapıda organize edilir ve arşivlenir:
- Doküman Odaları,
- Dosya Dolapları
- Klasörler
- Dokümanlar
- İstenildiği kadar dosya dolabı açılabilir.
- Benzer tip veya konulu dokümanlar aynı dosya dolabı içinde saklanır.
- Dosya dolabı içinde tutulacak doküman tipleri kısıtlanabilir.
- Dosya dolabının hangi kullanıcılara açık olacağı belirlenir.
- Dosya dolabı içinde dokümanlar kategoriler (klasörler) ve gruplar kullanılarak sınıflandırılır.
- Yetkili kullanıcılar dosya dolaplarındaki dokümanlara çeşitli kriterlere göre arayıp izleyebilirler:
- Kategorisine göre
- Ana ve alt grubuna göre
- İlgili Firmaya göre
- Yazarına göre
- Doküman Kodu ve tipine göre
- Oluşturulma Tarihine göre
- Onay durumuna göre
- Doküman geçerlik tarihine göre
Kopya Kontrolü
- Dokümanlar düzeltilmek için kütüphaneden alınabilir.
- Doküman kütüphaneye iade edilinceye kadar orijinalini başka bir kişi düzeltme için alamaz.
- Dokümanların eski versiyonları ve çalışma kopyaları belirgin şekilde işaretlenir.
Versiyon (Revizyon) Kontrolü
- Dokümanların çalışma kopyasından başlayarak tüm hayat döngüsü izlenebilir:
- Yeni doküman Çalışma Kopyası olarak oluşturulur
- Onaya hazır hale gelince Taslak olarak kaydedilir
- Elektronik olarak onaya gönderilir
- Onaylar tamamlanınca Versiyon olarak yayınlanır
- Dağıtım listesine e-mail ile dağıtım yapılır
- Versiyonda değişiklik için yeni çalışma kopyası oluşturularak işlemler tekrar edilir
- Doküman ömrü sonunda arşive kaldırılır
- Versiyon No kontrolü otomatik şekilde yapılır.
- ISO Kurallarına uygun olarak yayınlanmış ve çalışılan dokümanlara ayrı listelerden erişilir.
- Dokümanların tüm eski taslak ve versiyonlarına erişilebilir.
- Dokümanlarla ilgili tüm kayıt, düzeltme, onay, arşiv vb. işlemlerin hangi tarihte kimler tarafından yapıldığını belirten detaylı günce (Log) kayıtları tutulur.
Kontrollü Dağıtım
- Dokümanlar bilgilendirme amacıyla şirket içinde e-posta ile dağıtılabilir.
- Kullanıcılar e-mail içindeki bağlantı işaretine basarak dokümanı açıp inceleyebilirler.
- Dağıtımda dokümanların kopyası değil sadece bağlantı işareti gönderilir. Böylece hem güvenlik sağlanır hem de disk alanı tasarruf edilir.
- Dokümanın kimlere dağıtıldığı bilgisi tutulur.
- Dağıtımlar, tarih sıralı ve dağıtılan kişi sıralı dağıtım listeleriyle izlenebilir.
Kalite Sistemleri ile Uyumlu
- TeamWork DOKÜMAN, ISO 9000, 9001, 14000, QS-9000, AQAP gibi kalite sistemlerinin doküman organizasyon ve kontrol gereksinimleri ile uyumludur:
- Versiyon kontrolü
- Doküman hayat döngüsü izlenmesi
- Elektronik onay sistemi
- Kontrollü dağıtım
- Kontrollü kopya
İş Akışı ve Onay Sistemi
- Dokümanlar onaylama, bilgilendirme veya iş akışını sağlama amacıyla şirket içinde e-mail ile ilgililere gönderilebilir.
- Onaylayıcılar onay e-mail’i içinden bir tuşa basarak ilgili dokümanı açar ve elektronik imza ile onay verirler.
- Her doküman veya işlem tipi için ayrı onay tanımı yapılabilir.
- Onaylar seri, paralel veya karışık olabilir.
- Onay tanımında onaylayıcı, onay ve işlem seçenekleri, ikaz şekli, onay süresi vb. girilir.
- Onaylayıcılar, onay bekleyen dokümanlar listesinden kendi adları altındaki dokümanları açarak işlem yapabilirler.
- Onaylayıcılar onayı duraklatıp değişiklik yapması için yazara gönderebilir.
- Onay sonuçlanınca veya reddedilince tanımlanmış ilgililere bilgi için e-mail gönderilir.
Uyarılar
- Doküman geçerlilik tarihinden (örneğin sözleşme yenileme tarihinden) bir ay, bir hafta öncesinde yetkililer e-mail ile otomatik olarak uyarılır
- Onaylamayı geciktiren onaylayıcılara otomatik hatırlatma e-mail’leri gönderilir.
Dokümanlarda Arama Yapma
- Tüm dokümanlar ve ekleri her kelimeye göre indekslenir.
- Doküman içinde geçen kelimelere, yazarına, ilgili firmaya, tarihe göre aramalar yapılabilir
Bilgi Güvenliği
- Her dokümanı kimlerin okuyabileceği, kimlerin düzeltebileceği, kimlerin yöneteceği belirlenir.
- Kullanıcılar listelerde sadece okuma yetkileri olan dokümanları görebilir.
- Kişiye özel dokümanlar oluşturulabilir.
- Hassas dokümanlar kopyalamaya ve yazdırılmaya kapatılabilir. Bu dokümanlar sadece yetkili okurlar tarafından ekranda izlenebilir veya yazdırılabilir.
Doküman Tipleri
- Yüzlerce çeşit doküman tipini destekler:
- Metin doküman
- Ekli dosya’lı doküman (resim, çizim, faks veya herhangi bir dosya)
- MS Word, Excel, Powerpoint dosyaları
- Obje’li doküman (doküman içinden Word, Excel veya herhangi bir uygulamayı açmak)
- Şablonlu doküman (Metin veya dosya şablon)
- Form Şablonlu doküman
- Özel form’lu doküman
- Mektup ve Faks (Türkçe-İngilizce)
- Yeni doküman tipleri tanımlanabilir.
- Her doküman tipi için ayrı onay, kategori, yetki ve dağıtım listesi tanımları yapılabilir.
- Dosya dolabı içine kaydedilecek doküman tipleri kısıtlanabilir.
- Dokümandaki ekli dosyalar, kendi programları (Word, Excel vb) ile düzeltilmiş olsalar dahi, doküman içinde düzeltilmiş son hali saklanır.